Privatlivspolitik
1. Hvem er vi?
Flowgo er en online bookingtjeneste med bookingside, kalender, hjemmeside og mails til virksomheder, der arbejder med tidsbestilling (fx frisører, behandlere og saloner).
Dataansvarlig for tjenesten: Flowgo/Birk Breinholm
Kontakt om privatliv: [email protected] · +45 32 33 16 06
Flowgo har to roller, og det er vigtigt at skelne mellem dem:
- Vi er dataansvarlige for oplysninger om de virksomheder og personer, der bruger Flowgo som kunde hos os: virksomhedens ejer, medarbejdere med login og besøgende på flowgo.dk.
- Vi er databehandler for virksomhedens egne kunders oplysninger (de personer, der booker tid). Det er den enkelte virksomhed, der er dataansvarlig for dem. Virksomheden bestemmer, hvorfor og hvordan oplysningerne bruges, og vi behandler dem kun efter virksomhedens instruks og vores databehandleraftale med virksomheden. Booker du tid hos en virksomhed, skal du derfor læse virksomhedens egen privatlivspolitik og rette henvendelser om dine bookingoplysninger til dem (se afsnit 8).
2. Hvilke oplysninger indsamler vi, og hvorfor?
A. Virksomheder og deres logins (vi er dataansvarlige)
| Oplysninger | Formål | Retsgrundlag (GDPR) |
|---|---|---|
| E-mail og adgangskode til login (adgangskoden gemmes aldrig i klartekst hos os, men håndteres af Google Firebase Authentication). Ved login med Google modtager vi e-mail og navn fra din Google-konto. | Oprette og sikre din konto, så du kan logge ind | Art. 6(1)(b) – opfyldelse af aftalen |
| Virksomhedens oplysninger: navn, beskrivelse, adresse, telefon, e-mail, CVR, branche, logo, baggrundsbillede, åbningstider, ydelser og priser, medarbejdere (navn, billede, farve), blokeret tid, hjemmesideindhold | Levere tjenesten: bookingside, kalender og hjemmeside | Art. 6(1)(b) |
| Medarbejderlogins: navn, e-mail, tildelte rettigheder og evt. kobling til en kalendermedarbejder | Give medarbejdere adgang efter ejerens valg | Art. 6(1)(b) og (f) – vores og virksomhedens interesse i at kunne dele adgang |
| Abonnement og betaling: Stripe-kunde- og abonnementsnummer, status, prøve- og periodedatoer, evt. rabatkode. Vi modtager og gemmer ikke dine kortoplysninger; de indtastes hos Stripe. | Opkræve betaling for Flowgo Plus og administrere abonnementet | Art. 6(1)(b) og (c) – bogføringsloven |
| Integration med Dinero (hvis du forbinder den): adgangsnøgler (gemmes krypteret), Dinero-virksomhedens navn og id, valgte konti samt dagens salg som tekst og beløb (fx "Dameklip × 3"). Kundernes navne og kontaktoplysninger sendes ikke. | Sende dit salg til din bogføring på dit initiativ | Art. 6(1)(b) |
| Kontakt og support: det, du skriver til os, og indhold i chat på forsiden | Besvare henvendelser | Art. 6(1)(f) – interesse i at hjælpe |
| Tekniske oplysninger: IP-adresse, tidspunkt og fejlmeddelelser i serverlogs, sikkerhedsspærringer ved mange forsøg, historik for ændringer foretaget af vores administrator (revisionslog) | Drift, fejlfinding, misbrugs- og sikkerhedsbeskyttelse | Art. 6(1)(f) – interesse i en sikker tjeneste |
B. Kunder, der booker hos en virksomhed (vi er databehandler)
| Oplysninger | Formål |
|---|---|
| Navn, e-mail og telefonnummer | Gennemføre og administrere bookingen, kontakte kunden |
| Booking: ydelse, pris, varighed, dato og tid, medarbejder, status (afventer, bekræftet, gennemført, aflyst), tidspunkt for oprettelse og ændring | Planlægge og afvikle aftalen |
| Kundekonto (kun hvis virksomheden har slået "Kundekonti" til): login via e-mail og adgangskode eller Google samt en profil med navn og telefon hos netop den virksomhed | Lade kunden logge ind, rette sin profil og booke |
| Personligt link i bekræftelsesmailen, så kunden kan ændre eller aflyse | Selvbetjening |
| Mails til kunden: modtaget, bekræftet, ændret, aflyst og en påmindelse dagen før (hvis virksomheden har det slået til) | Praktisk information om bookingen |
Kunderne betaler ikke online via Flowgo, og vi sender ingen SMS. Virksomheden ser sine kunders oplysninger og bookinghistorik under "Kunder" og i kalenderen. En virksomhedsmedarbejder kan kobles til sin egen kalender og se kunder ud fra de rettigheder, ejeren har givet.
C. Besøgende på flowgo.dk
Siden er bygget uden annoncesporing, og vi bruger ikke analyse- eller marketingcookies. Du bliver dog berørt af følgende:
- Chat på forsiden leveres af OpenWidget. Chatten kan sætte cookies og behandle det, du skriver, og din IP-adresse.
- Skrifttyper hentes fra Google Fonts, og login-biblioteket hentes fra Googles servere, hvorved din IP-adresse sendes til Google.
- Din browser gemmer: dit login (Firebase), dit valg af sprog (dansk/engelsk) og din valgte fane. Det er nødvendigt for funktionen. Vores administrator-cookie bruges kun af os.
3. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?
- Virksomhedens konto og data: så længe abonnementet eller kontoen er aktiv. Når kontoen opsiges eller slettes, sletter vi virksomhedens data inden for 30 dage, herunder logins, bookinger, kundeoplysninger, uploadede billeder og integrationsnøgler.
- Bookinger og kundeoplysninger: gemmes for virksomhedens regning, så længe virksomheden har sin konto. Virksomheden kan selv fastsætte, hvor længe de beholder dem, og kan bede os slette dem. Aflyste og gamle bookinger fjernes ikke automatisk.
- Betalings- og regnskabsoplysninger: hos Stripe og i vores bogføring gemmes de i op til 5 år efter regnskabsårets udgang (bogføringsloven).
- Serverlogs: højst 30 dage.
- Revisionslog over administratorens ændringer: 12 måneder.
- Dinero-forbindelsen: slettes, når du afbryder forbindelsen eller sletter kontoen. Bilag, der allerede ligger i dit Dinero, er dit og styres af dig der.
- Chat: efter OpenWidgets egne regler.
4. Hvem deler vi oplysninger med?
Vi sælger aldrig dine oplysninger. Vi bruger underdatabehandlere og samarbejdspartnere, kun i det omfang det er nødvendigt:
| Modtager | Hvad og hvorfor |
|---|---|
| Google Ireland Ltd / Google LLC (Firebase Authentication og Firestore) | Login og al lagring af kontoer, virksomheder og bookinger |
| Stripe | Betaling og abonnement for Flowgo Plus. Stripe er selvstændigt dataansvarlig for betalings- og svindelkontrol. |
| Oracle Cloud, Tyskland | Kører Flowgo og lagrer uploadede billeder |
| Cloudflare | Beskyttelse og levering af siden |
| Mailudbyder (SMTP) | Afsendelse af mails til kunder og virksomheder |
| OpenWidget | Chat på forsiden |
| Visma/Dinero | Kun hvis du selv forbinder din Dinero-konto. Du giver os adgang til at oprette bilag. |
| Google Kalender / Apple Kalender | Hvis en bruger selv tilmelder sig kalenderlinket, kan kundenavne og tider vises i den kalender-app |
| Offentlige myndigheder, revisor, rådgivere | Hvis loven kræver det eller til at forsvare retskrav |
Virksomheden har selv adgang til sine kunders oplysninger. Vores administrator kan, når det er nødvendigt for support, drift eller sikkerhed, se og rette en virksomheds data. Adgangen kræver tofaktorlogin, og alle ændringer logges.
Overførsel til lande uden for EU/EØS: Google, Stripe, Cloudflare og andre kan behandle data i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontrakter og/eller EU-U.S. Data Privacy Framework.
5. Sikkerhed
Al trafik krypteres med HTTPS. Klienter kan ikke tilgå databasen direkte; al adgang går gennem vores server, der kontrollerer login og rettigheder pr. virksomhed. Integrationsnøgler (fx til Dinero) gemmes krypteret. Administratoradgang kræver tofaktorlogin. Links til at ændre en booking og til kalendersynkronisering er lange, tilfældige og kan nulstilles. Ingen sikkerhed er dog absolut, og vi underretter dig og Datatilsynet, hvis der sker et brud, som loven kræver.
6. Hvad hvis du ikke giver oplysningerne?
Uden e-mail og adgangskode kan du ikke oprette en konto. Uden navn, e-mail og telefon kan en kunde ikke booke, fordi virksomheden ikke kan kontakte dig om aftalen. Uden betaling kan abonnementet ikke fortsætte, og adgangen til dashboardet lukker, mens bookinger og data bevares efter vores regler i afsnit 3.
Vi træffer ikke afgørelser, der udelukkende bygger på automatisk behandling, og vi laver ikke profilering.
7. Børn
Flowgo er rettet mod virksomheder. Børn under 15 år må ikke oprette kundekonto uden samtykke fra forældremyndighedens indehaver.
8. Dine rettigheder
Du har efter GDPR ret til:
- Indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig (art. 15)
- Berigtigelse af forkerte oplysninger (art. 16). Som kunde med konto kan du selv rette navn og telefon under "Rediger profil" på bookingsiden.
- Sletning (art. 17)
- Begrænsning af behandlingen (art. 18)
- Dataportabilitet (art. 20) for oplysninger, du selv har givet os
- Indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse (art. 21)
- Tilbagetrækning af samtykke (hvor behandlingen bygger på samtykke), uden at det påvirker tidligere behandling
Sådan gør du:
- Er du virksomhed eller bruger af vores dashboard: skriv til [email protected] fra den e-mail, kontoen er oprettet med. Vi svarer inden for én måned.
- Har du booket hos en virksomhed: kontakt først virksomheden, som er dataansvarlig. Skriv til os, hvis du ikke kan få kontakt, så hjælper vi virksomheden med at opfylde din anmodning.
Vi kan bede om dokumentation for din identitet. Nogle oplysninger kan vi eller virksomheden være forpligtet til at beholde (fx regnskabsbilag).
Klage: Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, [email protected], datatilsynet.dk. Vi hører gerne fra dig først.
9. Ændringer
Vi kan opdatere politikken, når tjenesten ændrer sig. Vi opdaterer datoen øverst og giver besked på mail eller i dashboardet, hvis ændringerne er væsentlige.